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| 5 años esperando, gestionando, pidiendo tener un NAS! |
Ahora que tenemos el NAS Server de Recursos Humanos en la Biblioteca del Congreso estamos listos para dar nuevos servicios!
La estamos rompiendo sinceramente.
En pos de la despapelización, la desburocratización en el acceso a la información, la eficacia y la eficiencia persiguiendo
objetivos planificados de acuerdo en todo a la ISO 9001, ya que somos una institución certificada en Gestión de la Calidad -y de acuerdo con los
ODS de la ONU/IFLA a los que adscribimos fervientemente- estamos a punto de lanzar en Agosto dos nuevos servicios que harán la vida más sencilla de todos los involucrados o PIPs.
Organigrama Digital
Esto es: a las PIPs (Partes Interesadas Pertinentes) les llegaba -cada vez que había un cambio en la estructura de la organización- el organigrama en papel, firmado por autoridad competente y bla3.
No va más. Eso es siglo XIX.
Se podrá acceder al nuevo servicio vía la dirección interna:
//rrhhserver/organigrama
Hace años que estoy planificando tener un organigrama digital, interactivo, data driven (esto es: que saque la data directamente de una BD y no la tenga que cargar un humano) con fotos de las personas con cargo (jefes y directivos) y aún no he podido hacerlo. Pero...
Lo que sí logré es que sea digital. Esto es, se procesan los cambios en el área correspondiente, se exporta a PDF pum se publica en la nube interna que nos provee el nuevo NAS Server QNAP de RRHH. Se le avisa a las PIPs por email de que hay cambios y listo.
CERO PAPEL. CERO MEMOS EN PAPEL AVISANDO QUE.
Basta de papel.
Agenda Online
Una agenda en tiempo real, centralizada en el NAS Server que provea de información crítica para el desarrollo de las actividades de la institución hoy en día no existe.
Esto es: una agenda que tenga los datos más básicos de las personas a cargo de TODAS LAS AREAS de la institución: nombre y apellido, telefono de contacto, área, email.
Digital, online, en tiempo real, al alcance de todos en la organización.
Con solo entrar a
//rrhhserver/agenda podrás buscar por área, por persona, al contacto que puede solucionar un problema o que debe responder a un requerimiento.
Sin papel, sin planillas estáticas Excel que nadie encuentra en alguna carpeta compartida, sin archivos que se desactualizan rápidamente.
Esto redundará en una mejor y mayor comunicación entre las áreas, lo que derivará en mejor información para todos los que componemos esta centenaria institución que acaba de cumplir 160 años brindando servicios al pueblo, a la comunidad y a los legisladores de la República Argentina.
Consulta Online de Jefes y Directivos con Cargo
He desarrollado en Microsoft Access ya hace unos años una linda consulta con los datos personales, administrativos y foto de las personas que trabajan en la institución. De fácil acceso, de fácil uso, mejorando la vida de los trabajadores involucrados. Nada que ver con el SARHA que nos dejó la AFIP. Es mucho más amigable, de fácil uso, para no versados en la materia. Super user friendly.
Esto significa: no usar el papel, no ir a abrir el legajo en papel a no ser que sea estrictamente necesario como cuando necesitamos encontrar la evidencia objetiva que soporta un acto administrativo.
Esta herramienta de consulta la adapté para el Departamento Capacitación y para que funcione online vía el NAS Server en la LAN interna institucional.
Esta nueva consulta de las personas que trabajan en la BCN siendo jefes y directivos es de vital importancia para el Departamento Capacitación, para el Sistema de Gestión de la Calidad, y para la medición de la eficacia de los cursos que toman aquellas personas que necesitan ser capacitadas para mejorar en su puesto de trabajo.
Quién evalúa a dichas personas son sus propios jefes. "Ve Ud. una mejora de tal persona en su puesto de trabajo?", "Cómo calificaría los conocimientos que tomó tal persona?", "Sirvió el curso tal en el ámbito laboral?" Etcras varios.
A los jefes y directivos con gente a cargo se les paga para que respondan a este tipo de gestiones que tienen que ver con el control, con la gestión de las personas, con el liderazgo y la planificación del trabajo en el ámbito laboral. Todo esto es de vital importancia para todos los involucrados.
Lo mencionado anteriormente se mide, se pregunta a través de encuestas digitales que implementé en el sector en años recientes basadas en tecnologías gratuitas Google. Con
Google Forms también logramos despapelizar a tope en el área de Capacitación (y otras áreas críticas de medición como Departamento Médico) de la Biblioteca del Congreso.
Para poder medir mejor si la capacitación que tomó tal o cual empleado sirvió tanto a la persona (que se mide con una encuesta personal, las ESUCs*), tanto al sector y/o proceso y al equipo de trabajo. Son todos aspectos medibles, que se parametrizan para poder extraer Indicadores de Gestión. Otra área donde la rompo desde hace muchos años. Mediciones, Estadísticas. Indicadores.
En fin: ahora la jefatura de Capacitación y el equipo de trabajo del área la tendrán mucho más fácil: Ellos usan a tope el Organigrama descrito inicialmente en este post. Ellos usan a tope la consulta del Jefe Inmediato a Cargo de tal/es persona/s que tomaron un curso de capacitación.
Ahora su trabajo de encontrar esos datos será con dos clics. Mucho más fácil, mucho más sencilla la gestión de medir las "Eficacias" como las llamamos.
Capacitación es uno de los 5 sectores de Recursos Humanos que se desligan de tener que hacer la copia de seguridad periódica a la que estamos obligados por el SGC (Sistema de Gestión de la Calidad). Ahora el NAS Server las hace automatizadas, en espejo, con RAID 1 plus otro backup vía Iperius apuntando la data de todos los sectores dependientes a otra PC exclusivamente.
Más eficacia, más eficiencia, menos papel, mejor calidad laboral, mejores servicios, mejora continua.
A lo largo del año iremos liberando más y más servicios gracias al nuevo NAS Server de RRHH.
Esto es hacer Gestión de la Calidad ISO 9001.
* Encuesta de Satisfacción del Usuario del Curso
